Sådan vælger du den rette lokation til din konference

Det kan godt være lidt omstændigt at skulle holde en konference. Der er mange ting, der skal planlægges, før det bliver et vellykket arrangement. Noget af det første, du skal tage stilling til er, hvor din konference skal afholdes.

Dit valg af lokation er essentielt

Noget af det første – og allervigtigste – der skal på plads, når du planlægger at holde en konference er, at du har et sted at afholde eventet. Uden et sted at mødes, bliver det svært at få stablet sit arrangement på benene. På denne side kan du booke flotte lokaler til din næste konference eller dit næste møde. Det er nemlig ikke helt ligegyldigt, hvor man booker sine lokaler. Først og fremmest må man tænke på den geografiske placering og dermed hvor langt, de inviterede skal rejse for at deltage.

Vigtigt at vælge de rette lokaler

Det er ikke kun stedet for konferencen og geografien, der er vigtig. Du skal ligeledes tænke over lokalerne, du booker. Måske skal lokalerne være indrettet på en bestemt måde eller have en bestemt størrelse. Det kan eksempelvis være i forhold til antallet af deltagende, der er afgørende for, om lokalerne skal være store, eller om du kan nøjes med et mindre.

Hvor lang tid skal din konference vare?

Skal din konference vare mere end én dag, skal du også tage højde for at booke dine lokaler et sted, hvor der er mulighed for overnatning – især for gæster, der kommer langvejsfra. Derudover skal du også være opmærksom på, hvad stedet tilbyder af forplejning. Hvis konferencen varer i flere dage, skal der være et tilbud om mad, drikke, kaffe, frugt m.m. til de deltagende.

Detaljerne du ikke havde tænkt på

Det er også værd at undersøge forholdene omkring det sted, du vælger. Er der for eksempel parkeringsmuligheder – og er der nok? En anden ting, du kan overveje er omgivelserne. Er det måske relevant, at stedet er omringet af natur og kultur?

Overholder du dit budget?

Sidst men ikke mindst skal du selvfølgelig sikre dig, at du finder et sted, der tilbyder alt det, du har brug for til din konference men samtidig passer ind i dit budget. Har du lagt et budget fra start af, er det også nemmere at skabe overblik over, hvordan du skal fordele pengene på de forskellige poster og dermed se, hvad der er råd til. Det gør det derfor også nemmere at vurdere, hvilke steder du skal kigge efter til din konference.